Betriebliche Effizienz via Automation

© TSA Alex Stoklas

Automatisierung ist ein bis dato unterschätztes Instrument für neue unternehmerische Wertschöpfung. Ein Expertenkommentar von Alexander Stoklas, Head of Digital Solutions T-Systems Austria.

In Zeiten des Hypes um Künstliche Intelligenz (KI) wird ein ebenso wichtiges Thema vernachlässigt: die Automatisierung. Unternehmen erhalten damit greifbare Vorteile, die zudem schneller und einfacher umsetzbar sind. Bedingt auch durch den Fachkräftemangel und generellem Druck (kosten)effizienter zu arbeiten, müssen viele Betriebe ihre Prozesse neu ausrichten. Hier ist Automatisierung die Antwort – nicht mehr nur in der Fertigungsindustrie.

Fehler und Zufriedenheit
Der Mangel an Fachkräften betrifft zahlreiche Unternehmen quer durch alle Branchen. Der Handlungsdruck wird dann noch verstärkt durch steigende Lohnkosten und den Effizienzdruck von Investoren. Automatisierung bietet hier eine sofort umsetzbare Lösung. Software kann wiederkehrende und standardisierte Aufgaben übernehmen. Diese oftmals viele Ressourcen bindenden Tätigkeiten können so rascher, fehlerfreier und final eben weitaus effizienter erledigt werden.

Neben einer reduzierten Fehlerquote werden Mitarbeitende auch erheblich entlastet, der Wegfall monotoner Arbeiten erhöht ihre Zufriedenheit. Es entsteht Freiraum für kreative und anspruchsvollere Aufgaben und für neue betriebliche Wertschöpfung. Ein anschauliches Beispiel ist ein Projekt von T-Systems mit einem Kunden aus der Dienstleistungsbranche. Dabei wurde ein Roboter eingesetzt, um E-Mails zu analysieren, Daten zu kategorisieren und die E-Mails automatisch zu archivieren.

Service für Mitarbeitende
Diese Aufgabe dauert für Mitarbeitende etwa 90 Sekunden, sie tritt tausendfach pro Jahr auf. Durch die Automatisierung konnte über einen Monat an Arbeitszeit eingespart werden. Die gewonnene Zeit wurde sodann für Kundengespräche und andere wertschöpfende Tätigkeiten genutzt – final eine klare Effizienzsteigerung.

Auch bei Aufnahme und Einarbeitung neuer Mitarbeiter punktet Automatisierung. Durch den Einsatz sogenannter Low- oder No-Code-Plattformen ohne tiefere Programmierkenntnisse, lassen sich Prozesse wie die Anlage von Benutzerkonten, das Versenden von E-Mails und die Zuweisung von Schulungen automatisiert abwickeln. Dies beschleunigt nicht nur den gesamten Aufnahme-Prozess, sondern reduziert auch hier die Fehlerquote.

Vorteile liegen klar auf der Hand
Ein weiteres Beispiel ist die automatisierte Rechnungsbearbeitung, von der Erfassung über die Extrahierung relevanter Daten bis zur Einpflege in das Buchhaltungssystem – alles ohne manuelles Eingreifen. Diese Automation senkt den Arbeitsaufwand erheblich und parallel gewährleistet sie eine bessere Übersicht und schnellere Reaktionszeiten in der Finanzabteilung.

Die Vorteile der Automatisierung liegen also auf der Hand: Zeitersparnis, gesteigerte Effizienz und Transparenz in der Organisation. Der Weg zur erfolgreichen Automation ist dabei einfacher als oft gedacht. Eigene Plattformen und (Software)Anwendungen erleichtern den Einstieg. Als Consulting- und Digitalisierungspartner unterstützt T-Systems Austria auf diesem Weg.